2018-08-20 | WARSZAWA
Partnerem serwisu jest:

Jak usprawnić prace biurowe w małej firmie?

News

Autor: Multimedia 4

Businessman Overwhelmed with Paperwork --- Image by © Royalty-Free/Corbis

Praca biurowa jest często tym, co najbardziej uprzykrza życie nie tylko szefostwu, ale również pracownikom, szczególnie w małych firmach, na przykład z branży IT. Niewielkie przedsiębiorstwa często mają problem z uporządkowaniem wszystkich dokumentów, nawet nie wiedząc, jak ułatwić sobie pracę.

Jednak nie trudno zauważyć, że w biurach wiele czynności jest powtarzalnych, dlatego bardzo łatwo je zautomatyzować. To świetny sposób na zaoszczędzenie czasu, ułatwienie współpracy i przepływu informacji.

Korespondencja

W każdej firmie codziennie są wysyłane wiadomości. Są one także dostarczane do firmy oraz krążą między osobami w niej pracującymi. Często w ilości korespondencji można się pogubić, a stąd już prosta droga do niepożądanych przeoczeń. Rozwiązań tego problemu jest kilka. Pierwsze z nich to outsourcing, który często stosują firmy informatyczne.

Polega to po prostu na zleceniu wykonywania pewnych zadań podmiotowi zewnętrznemu. Jednak przedsiębiorstwa, które nie mają na takie rozwiązania funduszy, powinny pomyśleć o zainwestowaniu w specjalne oprogramowanie. Odpowiednie technologię są obecnie w stanie poradzić sobie z obsługą przychodzących i wychodzących wiadomości oraz zintegrują je z zewnętrznymi bazami danych dostarczanymi i obsługiwanymi przez firmy it.

Niszczenie dokumentów

Sterty dokumentów i mniej ważnych papierów to kolejny problem, z którym musi zmierzyć się każda firma. Często są one przechowywane w wielu teczkach i segregatorach, chociaż wiele z nich już nigdy nie będzie potrzebnych. Właściciele firm często boją się je wyrzucać w obawie o wypłynięcie poufnych informacji. Dlatego najlepiej po prostu je zniszczyć. Pomoże to nie tylko zniwelować ilość niepotrzebnych dokumentów, ale jednocześnie gwarantuje także zachowanie poufności. Tutaj można zainwestować w dobrą niszczarkę lub, podobnie jak w przypadku problemów z korespondencją, zlecić to firmie zewnętrznej, która zniszczy dokumenty z zachowaniem wszelkich standardów poufności.

Przepływ informacji

Firmy, którym zależy na efektywności, koniecznie powinny zadbać o jak najlepszy przepływ danych i informacji między każdym z pracowników i szefostwem. To kolejny problem, którego rozwiązaniem mogą pomóc firmy informatyczne. Innowacyjne technologie pomogą usprawnić procesy reklamacji, zamówienia oraz zarządzanie dokumentami, na przykład fakturami czy umowami. Automatyzacja w firmie pomaga szybciej reagować w różnych sytuacjach i przyśpieszyć podejmowanie decyzji czy określonych działań. Tego rodzaju rozwiązania, które proponują firmy IT pomagają także zaoszczędzić czas.

Cyfryzacja – pomoc branży IT

Cyfryzacja to coś, o czym powinna pomyśleć każda firma, której zależy na usprawnieniu prac biurowych. Obecnie dzięki firmom informatycznym jest to coraz prostsze. W wielu firmach sterty dokumentów zajmują dużo przestrzeni, a sprawę dodatkowo utrudnia panujący w nich chaos. Miejsce można łatwo zaoszczędzić, przenosząc archiwa do przestrzeni wirtualnej.

Zarządzanie znajdującymi się w niej dokumentami jest bardzo proste i zwykle można to robić z poziomu aplikacji. Cyfryzacja pozwala na łatwe i szybkie katalogowanie dokumentacji i uporządkowanie danych. Dodatkowo archiwa cyfrowe znacznie zwiększają bezpieczeństwo przechowywanych w nich informacji.

Sukcesy firmy a efektywność pracownika

To, czy pracownicy są efektywni, w znacznym stopniu determinuje sprawność przeprowadzanych w firmie działań. W dużych korporacjach, na przykład w firmach informatycznych, elastyczność pracy jest zwiększona do maksimum, a siedziby często można nazwać placami rozrywki dla pracowników. Jednak małe firmy z reguły nie mogą obie na to pozwolić, dlatego właściciele niewielkich przedsiębiorstw powinni pomyśleć o innych metodach zwiększania efektywności pracowników.

W tym celu należy należy zadbać o ich potrzeby i motywować ich do pracy. Dobrym pomysłem może być zapewnienie chociaż jednego posiłku w ciągu dnia czy wydłużenie przerwy. Sprawdzają się także tzw. poranne odprawy, na których są omawiane priorytety danego dnia i cele do spełnienia.


Komentarz

Zostaw opinię

Platforma Dialogu Hurtowego
 Kontakty. Interesy. Pieniądze.

 

 

....tu zaczyna sie dobry biznes - zobacz